Optimización en la tramitación de expedientes mediante Inteligencia Artificial

Desde junio de 2022, el Gestor de Expedientes del Gobierno de Aragón incorpora sistemas de recomendación para los usuarios basados en inteligencia artificial. Estos sistemas tienen el objetivo de agilizar la tramitación de expedientes, ayudar al usuario gestor en la realización de los trámites, homogeneizar el tratamiento de los metadatos de la tramitación, y ofrecer a la ciudadanía información acerca del estado de sus tramitaciones.
 
Alfredo Ferrer, ingeniero informático especializado en análisis de datos y director de desarrollo técnico en Kampal Data Solutions, lidera el desarrollo técnico del sistema de analítica que se está implementando en el Gestor de Expedientes del Gobierno de Aragón, desarrollado por Oesia y Kampal. Ferrer participó en Encuentros con SDA para explicar qué conceptos de inteligencia artificial que se aplican en estos sistemas, cómo operan y cuál va a ser la futura evolución de este proyecto. Su charla completa está disponible en el canal de YouTube de SDA.

Un Gestor de Expedientes con “capacidades cognitivas”

A finales de 2020, SDA impulsa el Desarrollo del Gestor de Expedientes corporativo del Gobierno de Aragón, una plataforma web que diseñan y desarrollan Oesia y Kampal Data y en la cual el personal público del Gobierno de Aragón tramita los expedientes. Esta plataforma entró en producción en su versión 1.X  en verano de 2022 y desde entonces, el equipo ha trabajado para “dotar al gestor de capacidades cognitivas” al Gestor.

Estas “capacidades cognitivas” son los sistemas de recomendación: modelos de inteligencia artificial que han sido entrenados con el histórico de las acciones realizadas por los gestores durante el proceso de tramitación de expedientes. A partir de esta información, tratan de predecir cuáles serán las acciones que se deben llevar a cabo en el futuro inmediato para un expediente.

Estos sistemas se alimentan con los documentos que se suben al gestor de expedientes. Los metadatos de los documentos, la fecha de recepción de los documentos a los expedientes, las descripciones de los expedientes. Y se entrenan periódicamente con los nuevos datos de expedientes generados por el gestor.

La idea de estos sistemas de recomendación es, precisamente, hacer sugerencias a las personas que trabajan en la tramitación basándose en sus acciones previas. El Gestor puede así dar sugerencias a la persona usuaria cuando esta va a completar los diferentes campos que tienen que rellenar en el proceso de tramitación. Por ejemplo, puede sugerir qué tipo de documental debe seleccionar, seleccionar cómo debe rellenar la descripción del expediente o sobre qué expediente de todos los que estén abiertos debería trabajar en ese momento.

Inteligencia artificial al servicio de una tramitación más ágil

En su charla en Encuentros con SDA, Alfredo Ferrer explicó también de forma didáctica algunos conceptos de Inteligencia Artificial sobre los que se basa este sistema: el aprendizaje supervisado y el  procesamiento de lenguaje natural; también detalló la arquitectura de los modelos de recomendación.

Por último, el responsable del desarrollo del sistema de recomendación del Gestor de Expedientes adelantó los diferentes modelos de recomendación que se han creado.

Los modelos entrenados que están en producción desde el 19 de junio de 2023.

• Modelo de predicción del tipo documental
• Modelo de predicción de fase

Los modelos en construcción, que se implementarán próximamente.

• Modelo de estimación de tiempo hasta la siguiente acción
• Modelo de generación de texto para descripción de expediente

Los modelos futuros a implementar, relacionados con la predicción de visibilidad interna e interna, que realizará sugerencias sobre la visibilidad de un documento y qué organismos deben participar en caso de ser compartida.

El rol del Gestor de Expedientes en el ecosistema de herramientas

El Gestor de Expedientes es una herramienta digital que forma parte del Ecosistema de herramientas digitales propio del Gobierno de Aragón, de cuyo diseño y desarrollo se ocupa el equipo de SDA. Se trata de un conjunto de herramientas, cada una con su función, que se encuentran interconectadas para facilitar que la información pase de un punto a otro del ecosistema de la manera más sencilla y fluida.

El metadatado de los Expedientes es una tarea que realiza el personal público que se ocupa de su gestión. Es esta información adicional sobre el expediente la que  facilita que la información pueda ser compartida entre organismos, por ejemplo, a través de la Plataforma de Gobernanza de Datos, y que la ciudadanía pueda acceder a sus datos y consultar estado de sus trámites a través de MiA, el espacio digital para centralizar la relación con la administración.

Puedes leer más sobre el Ecosistema de herramientas del Gobierno de Aragón en este post.