Cómo nace una nueva área temática en MiA: un trabajo conjunto

MiA es una herramienta digital concebida como un espacio único desde el que acceder a la información, notificaciones o citas previas de cada ciudadano y ciudadana con el Gobierno de Aragón. Se accede a ella desde mia.aragon.es, está en funcionamiento desde marzo de 2023 y progresivamente va incorporando nuevas áreas y funcionalidades. 

Esta herramienta, de la cual es responsable SDA · Servicios Digitales de Aragón, ha estrenado recientemente nuevas áreas temáticas: el área de Tributos, que permite acceder a información sobre pagos y deudas; y Oposiciones, área desde la cual la persona usuaria accede a la información relativa a procesos selectivos en los que se haya inscrito, que estará disponible a las pocas horas de inscribirse.

 

Para que la ciudadanía pueda acceder a estos datos, SDA trabaja junto a otras Unidades Administrativas en el diseño de las áreas y el modelado de los datos que se incorporan a la Plataforma de Gobernanza de Datos. La Plataforma es un espacio seguro desde donde otras unidades administrativas podrán consultarlos, y la herramienta desde el cual MiA obtendrá la información actualizada que muestra a cada usuario. 

En este artículo, repasamos cuáles son los pasos que cada equipo lleva a cabo para hacer posible la creación de una nueva área temática en MiA. 

Las nuevas áreas temáticas en MiA: agilidad, interés público y transparencia

Antes de iniciar el trabajo en una nueva área temática, los equipos valoran el propósito de que esos datos estén disponibles. Para priorizar los proyectos, se tiene en cuenta el equilibrio entre tres intereses:

• El interés para el personal gestor. Se valora si el hecho de que los datos estén visibles para cada usuario puede suponer una agilización del trabajo. Por ejemplo, si puede resultar en una reducción del número de llamadas y consultas, recuperando tiempo de valor para otras tareas.
• El interés para la ciudadanía, es decir, si es información que la ciudadanía necesita consultar de manera recurrente o en momentos clave y, por tanto, le aporta valor que esta esté accesible a un solo clic.
• El interés para la Administración, en tanto en cuanto poner esa información disponible le ayuda a cumplir con su deber de información y transparencia.

Estas tres motivaciones, que a veces se solapan, se ponderan en conjunto y, en el arranque del proceso, dan forma a las preguntas que se plantean al abordar el trabajo con una nueva fuente de datos. 

 

Identificando nuevas áreas temáticas para MiA: convocatorias y proactividad

La creación de nuevas áreas temáticas en MiA parte de diferentes iniciativas: tanto de forma proactiva como en respuesta a las sugerencias y propuestas que se reciben desde diferentes canales y convocatorias. 

• En algunos casos, el Gobierno de Aragón ha identificado la información como muy relevante para un conjunto de la población, como la información relativa a Dependencia. 
• Otras veces, es la Unidad Administrativa la que toma la iniciativa y contacta con SDA porque ha valorado la importancia de que los datos que obran en su poder formen parte de esta aplicación. 
• Una tercera vía de trabajo es la de las convocatorias de rediseño de servicios, en las que se identifica que MiA es un canal natural para difundir esa información a la ciudadanía. Es lo que ha ocurrido en trabajos como el realizado en el área temática de Donación de Sangre, que permite que las personas usuarias de este servicio tengan en MiA su historial de donaciones, o el más reciente con el Instituto Aragonés del Agua, para que los usuarios accedan a sus datos sobre los pagos de este impuesto desde el área temática de Tributos.

El equipo encargado del diseño y desarrollo de MiA también está atento a las sugerencias que recibe de las personas usuarias y valora datos estadísticos para detectar trámites que tienen un alto volumen de actividad.

Un almacén seguro para el intercambio de datos: la Plataforma de Gobernanza de Datos

Así, ahora mismo hay 7 áreas temáticas activas que muestran la información que tienen otras unidades en sus bases de datos y que han sido incorporadas a la Plataforma de Gobernanza de Datos.

Para que la información de esas bases de datos esté disponible para la ciudadanía, no basta con que esta pueda acceder a los datos, sino que estos datos han de estar ordenados, ser comprensibles y estar actualizados en un almacén seguro y centralizado: la Plataforma de Gobernanza de Datos.

La Plataforma de Gobernanza de Datos es un espacio digital corporativo a través del cual las diferentes unidades administrativas del Gobierno de Aragón pueden poner los datos que tienen sobre la ciudadanía a disposición de otras unidades administrativas y también a disposición de herramientas corporativas como MiA. A través de la Plataforma de Gobernanza de Datos, Servicios Sociales podrá por ejemplo compartir datos con otra unidad que lo necesite, como Educación, que durante el proceso de escolarización puede acceder a la información relativa al grado de Discapacidad de una persona.

Cómo es el proceso de diseñar, desarrollar e implantar una nueva área temática en MiA 

El proceso para que la ciudadanía vea sus datos en MiA implica a profesionales expertos en datos, en diseño de experiencia de usuario y en desarrollo de herramientas digitales. Se divide en diferentes etapas, que se explican en un esquema y se detallan a continuación.

 

Identificar los datos que aportan más valor y decidir cómo se van a mostrar.

Al comenzar el trabajo con una Unidad Administrativa se plantean varias preguntas: ¿qué información sería más relevante para la ciudadanía?; ¿qué datos se comparten con más frecuencia con otras unidades administrativas? La respuesta aporta claridad sobre cuál es la información más valiosa que se debe integrar y se valoran las posibilidades técnicas.

Crear las nuevas tablas de datos.

A continuación, se trabaja en el diseño de la información y en las pantallas que se mostrarán en MiA. El equipo de la Plataforma de Gobernanza de Datos y el responsable de la fuente de origen definen la forma en la que se expresarán esos datos, para que se correspondan con la arquitectura de la información que se ha definido. 

Este proceso técnico se entiende mejor con un ejemplo: se han identificado que figuren en MiA 15 campos disponibles en las fuentes de datos del IASS y se identifican otros 5 interesantes para otras Unidades administrativas, así que se crea una nueva tabla que unifica los 20 datos que se incorporan a la Plataforma de Gobernanza de Datos.

Es el propio organismo, que es el responsable de recopilar, custodiar y actualizar la información, el que construye esa nueva tabla en su base de datos. Este paso implica que los Servicios o los proveedores informáticos en cada unidad de origen generan una única tabla con campos provenientes de diferentes tablas que contienen la información identificada como relevante y que obra en poder de ese servicio.

Modelado u homogeneización de datos.

Desde los equipos de MiA y la Plataforma de Gobernanza de Datos se trabaja en el modelado de datos, es decir, en homogeneizar esos datos de acuerdo con un modelo único para todo el Gobierno de Aragón, aunque esos datos se hayan generado a partir de diferentes aplicaciones. 

Este modelado de datos es necesario para que el sistema responda a las necesidades de consulta y respuesta. Un ejemplo muy claro es la tramitación de expedientes. Cada Unidad Administrativa tiene su propia aplicación tramitadora y su proceso de tramitación. Desde la Plataforma de Gobernanza de Datos, esta información se homogeneiza a un modelo común para que la ciudadanía la vea de una misma manera, independientemente de la aplicación que se ha usado para su tramitación.

Verificación y revisión con la fuente de datos.

A continuación, se hacen cargas en un entorno de pruebas para verificar que lo que se ha diseñado y se ha construido es operativo y que el proceso técnico funciona correctamente. Una vez estos datos en la Plataforma están revisados y validados, MiA expone los datos disponibles en la Plataforma según lo diseñado por el equipo de experiencia de usuario al principio del proceso. El producto se valida con la unidad de origen, y se comprueba que lo que se muestra es correcto y adecuado, es acorde a la experiencia del servicio, y es jurídicamente correcto y fiel al procedimiento administrativo. 

Fases de prueba o fases piloto.

Cuando está validado por todas las partes en preproducción, a nivel técnico, jurídico, etc., se realizan fases de prueba o fases piloto. Estas son de dos tipos: en unas, se da acceso a un grupo seleccionado de usuarios; en otras, acceden primero a esta área temática una base de usuarios de prueba, personas vinculadas a SDA y personal de otros departamentos del Gobierno de Aragón. Estos pilotos sirven para probar herramienta y recibir feedback que se valora antes de pasar a producción y que esté disponible para la ciudadanía. 

Seguimiento y mejora continua.

Para cerrar el proceso, el equipo de MiA y la Plataforma de Gobernanza de Datos hacen un acompañamiento durante las primeras semanas de funcionamiento de una nueva área temática, poniendo atención al feedback de los usuarios y para detectar de forma temprana posibles correcciones y mejoras.

Nuevas áreas y próximos pasos en el despliegue de funcionalidades de MiA

Este proceso se ha realizado con las diferentes áreas temáticas. En cada repetición del proceso, recogemos aprendizajes que incorporamos como parte de nuestra mejora continua. Es el proceso que hemos seguido con las áreas recientemente incorporadas: Tributos, que se abrió a la ciudadanía el 25 de abril de 2024, y Oposiciones, que se abrió al público el 15 de abril después de una fase piloto realizada entre febrero y abril con las personas inscritas a dos procesos selectivos. 

En sus próximos pasos, el equipo de MiA y la Plataforma de Gobernanza de Datos están ultimando los detalles de dos novedades: la funcionalidad Carnets, que se conecta con una nueva aplicación para la emisión de carnets del Gobierno de Aragón y que estará disponible para cualquier organismo que expida carnets. Y la funcionalidad Certificados, que permitirá que las personas usuarias consulten datos y reciban un certificado actualizado de los mismos, directamente desde MiA. El objetivo de estas nuevas funcionalidades es proporcionar soluciones globales a las necesidades técnicas del Gobierno de Aragón y mejorar la experiencia de las personas cuando usan los servicios.