Talleres online paso a paso (parte 2)

Como ya os adelantamos, para los talleres utilizamos Miro, que permite crear tableros en los que los participantes puedan aportar sus ideas en diferentes post-its. Al mismo tiempo, realizamos una videollamada con Jitsi, haciendo que la comunicación sea más fluida. Aunque las herramientas hayan sido las mismas, estos tres talleres han sido muy diferentes. ¿Quieres saber por qué? Sigue leyendo.

Taller de alineamiento

Este tipo de talleres suelen realizarse al inicio de un proyecto o, en este caso, cuando empezamos a trabajar en una nueva herramienta o servicio. El objetivo principal es definir el marco estratégico del proyecto para asegurar que las personas involucradas se encuentran alineadas. Dicho en pocas palabras: decidir entre todos qué queremos conseguir con el proyecto. Esto, a priori, puede parecer obvio, normalmente, la gente que acude a estas reuniones conoce el proyecto (en mayor o menos medida) y el propósito del mismo. Pero siempre hay matices que pueden influir, factores a tener (o no) en cuenta, aspectos que se consideran más importantes que otros… este taller pretende aclarar todos estos flecos sueltos y asegurar que todo el mundo trabaja, desde el principio, en una misma dirección.

En nuestro caso, realizamos este taller al comenzar a trabajar en el nuevo gestor de expedientes del Gobierno de Aragón.

En primer lugar, para que los participantes se fuesen soltando y se pudiesen familiarizar con Miro, la herramienta que íbamos a utilizar, hicimos una dinámica de presentación. En este caso, todos los participantes del taller se conocían, pero estas dinámicas, más allá de saber quién es quién, pueden ayudar a definir los roles dentro del proyecto (relación con los usuarios finales, conocimientos aplicables, experiencia en proyectos similares, etc.). Además, como ya hemos comentado, esta dinámica ayuda a que los participantes se sientan cómodos utilizando Miro antes de entrar en el meollo del taller.

A continuación, pasamos a definir una serie de aspectos que considerábamos clave al inicio del proyecto:

• Ecosistema en el que se va a desarrollar el proyecto, incluyendo riesgos, limitaciones y posibles sinergias.
• Hipótesis, todas aquellas suposiciones que tenemos a día de hoy sobre las necesidades de los usuarios, problemas y expectativas. Más adelante, cuando realicemos entrevistas con usuarios podremos confirmar si estas hipótesis eran correctas.
• Beneficios, es decir, qué valor queremos aportar a los usuarios, qué cualidades de nuestra futura herramienta harán que el usuario quiera utilizarla.
• Segmentación de usuarios finales, que nos ayudará a tener claros los diferentes tipos de usuarios que encontraremos y nos permitirá realizar un perfilado para técnicas posteriores como las entrevistas. En este caso, utilizamos, como punto de partida, los perfiles de la curva de adopción de la innovación, pero lo complementamos con otros factores que se comentaron a lo largo de la sesión.

Finalmente, realizamos una dinámica de ideación o “carta a los reyes magos”, es decir, sin tener en cuenta limitaciones o riesgos, animamos a los participantes a aportar ideas sobre cómo les gustaría que fuese la herramienta. 

¿Qué aprendimos en este taller?

Ya os avanzamos en la primera parte de este post que muchos de los consejos los hemos ido aprendiendo en nuestros propios talleres.

En este taller, la lección más valiosa que aprendimos fue a controlar mejor los tiempos. En este caso, el taller se alargó más de lo previsto ya que, en general, las diferentes dinámicas cuestan más que en los talleres presenciales. Afortunadamente, ningún participante tuvo que abandonar el taller por tener otro compromiso, sin embargo, esto no tiene por qué ser siempre así. De modo que, desde este taller, siempre comunicamos a los participantes la duración prevista para la sesión (tanto en la convocatoria como al inicio), y para cada dinámica conforme se van abordando. Internamente, los moderadores acordamos quién se va a encargar de controlar que se cumplen los tiempos previstos para cada dinámica y de recordar el tiempo restante de sesión.

Este taller trataba de asentar las bases para el proyecto y tener una primera idea en la definición de la experiencia futura. Pero, para poder definir esta futura experiencia, necesitamos conocer la experiencia actual, por lo que también realizamos un taller con usuarios que conocen, de primera mano, cómo es actualmente la gestión de expedientes.

Taller de inmersión

El objetivo principal de este tipo de talleres es meterse de lleno en el proyecto o un aspecto concreto del mismo. En nuestro caso, necesitábamos conocer cómo es la gestión de expedientes actualmente, es decir, conocer la experiencia actual.

Para ello, la dinámica principal consistió en trabajar, junto con 10 participantes, el mapa de experiencia en el que incluimos la siguiente información:

• Fases y subfases en las que desglosamos el proceso.
• Acciones que conllevan estas fases y que ellos mismos realizan en el proceso de gestión de expedientes.
• Herramientas utilizadas a lo largo de todo el proceso.
• Problemas y necesidades detectadas en la experiencia actual, que nos permitirán detectar los momentos más críticos del proceso.
• Problemas y necesidades de la ciudadanía, ya que no debemos analizar la gestión de expedientes como un proceso interno aislado. Los problemas detectados en la experiencia de estos usuarios, pueden suponer también puntos de dolor en la experiencia de la ciudadanía.
• Oportunidades de mejora de la experiencia que se hayan podido detectar.

Para agilizar un poco la sesión y no partir de cero, propusimos nosotros una serie de fases, subfases y acciones que los participantes podían modificar si no coincidían con su experiencia.

Al tratarse de una única dinámica, no podíamos dividir la sesión en distintos bloques con una duración determinada, por lo que optamos por ir anunciando el tiempo restante de vez en cuando. Normalmente, completar un mapa de experiencia lleva cierto tiempo, más aún, si se realiza entre tanta gente, por lo que, desde un principio, planteamos hacer dos sesiones. Esto, además, nos permitió que entre las dos sesiones, los participantes pudiesen añadir más información en el tablero.

¿Qué aprendimos en este taller?

Al inicio de la primera sesión, tuvimos ciertos problemas hasta que todos los participantes lograron acceder a Jitsi y Miro y añadieron su primer post-it. Es completamente normal que esto ocurra, teniendo en cuenta que eran muchos participantes y que, no solo era su primera vez usando la herramienta, sino que, en muchos casos, también era su primer taller.

Nos pareció importante facilitar este proceso de bienvenida al taller porque, más allá de que el inicio de la sesión se retrase, puede afectar negativamente a la actitud de los participantes. Por un lado, los que experimentan problemas, comienzan el taller con frustración y, los que no, pueden sentir que pierden el tiempo por estar esperando a los demás.

A raíz de este taller, decidimos realizar una pequeña guía que enviaríamos a los participantes antes de las sesiones, indicando varios aspectos clave:

• Breve presentación del proyecto.
• Explicación sobre los talleres y las “reglas del juego”.
• Herramientas que utilizaremos e instrucciones básicas de cada una.

Es importante que esta guía no sea demasiado larga, no queremos que los participantes se aburran antes siquiera de haber empezado el taller. Pero recuerda incluir aspectos que quizá parezcan obvios como: materiales que necesitarán, cómo dar permisos a la herramienta de videollamada para que acceda al micrófono y la cámara, cómo registrarse en las herramientas (si es necesario), etc.

Lo ideal es que los participantes puedan avanzar con estas tareas antes del taller, si es posible, por lo que nos aseguramos de que puedan ponerse en contacto con nosotros si tienen algún problema.

Taller de ideación

Este tercer tipo de taller, se realiza en fases más avanzadas del proyecto. En este caso, el taller que os vamos a contar, lo realizamos en la fase Alfa del servicio O.C.M. de frutas y hortalizas. Si habéis leído sobre este servicio, sabréis que uno de los principales problemas se centraba en la información que llega actualmente a los usuarios. La normativa es muy densa y farragosa, es necesario consultar mucha información y muy diversa, lo cual supone que existan muchas consultas.

Para plantear este taller, utilizamos de nuevo el mapa de experiencia, pero enfocado de manera distinta. Durante la fase de descubrimiento, se analizaron los puntos del proceso en los que había más problemas relacionados con la información que llegaba (o no) a los usuarios. En este taller, el propósito era definir qué información queremos proporcionar a los usuarios. Para ello, nos abstraemos de las páginas que hay ahora y cómo están estructuradas y enlazadas. Simplemente nos centramos en los bloques de información que necesitamos y ya les daremos forma después, definiendo cuáles van juntos y en qué páginas.

Combinamos el mapa de experiencia con la técnica persona, utilizando dos perfiles de usuarios arquetipo, que nos ayudasen a pensar qué información necesitaría cada uno de ellos en las distintas fases.

¿Qué aprendimos en este taller?

Lo que aprendimos en este taller puede parecer bastante obvio, pero es algo que se nos puede olvidar al hacer los talleres online y no presenciales. En una videollamada, puede que no nos demos cuenta de que los participantes necesitan hacer un descanso o, incluso, parar y retomarlo en otro momento. A diferencia de las presenciales, las sesiones online acaban siendo más intensas para los participantes porque su nivel de concentración es mayor, al no tener ningún estímulo externo que les distraiga.

Por esta razón, es importante crear un ambiente distendido, en el que los participantes puedan sentirse en la libertad de sugerir una parada, e incluso podemos proponerla nosotros mismos si vemos que ya no hay tanta participación.

Estos han sido tres ejemplos de talleres online que hemos realizado. Esperamos que te sirvan de inspiración y puedas usar nuestro aprendizaje en el desarrollo de los tuyos.