Talleres online paso a paso (parte 1)

1. Preparación

Igual que en los talleres presenciales, es importante que todo el material esté preparado con anterioridad. Lo primero que hacemos es pensar el objetivo, qué queremos conseguir con el taller. Tener claro este punto, nos ayudará a plantear las dinámicas o actividades que vayamos a realizar, de manera que la información que obtengamos sea la que necesitamos en este momento del proyecto.

Si tienes dudas sobre cómo plantear el taller, piensa cómo lo harías en persona. Esto te puede ayudar a tener una primera idea sobre la que trabajar, adaptándola a las circunstancias actuales. Pero… ¡ten cuidado y no pierdas el foco! No te centres demasiado en lo que harías si el taller fuese presencial y no puedes hacer ahora, sino en cómo transformar las dinámicas para hacerlas online. Existen infinidad de herramientas que nos facilitan mucho esta labor, seguro que más de una te sirve para lo que quieres hacer.

Una vez hayamos definido las dinámicas que vamos a realizar durante el taller, es importante tener claro cuánto tiempo queremos dedicar a cada una y asegurarnos de que los participantes lo puedan saber durante la sesión. Piensa en todas las actividades que has planteado, el tiempo estimado para cada una y asegúrate de que concuerda con la duración propuesta para la sesión. No apures demasiado, es posible que algún participante tenga problemas para conectarse o que alguna de las actividades se alargue más de lo previsto. Es mejor contar con ciertos márgenes a la hora de estimar la duración.

Aunque el taller pueda dirigirlo una única persona, en SDA normalmente preferimos desarrollarlos entre varios. Esto nos ayuda a dar más dinamismo al taller, coordinar mejor a los participantes y aportar más puntos de vista. Por esta razón, aunque pueda resultar obvio, es importante acordar previamente quién se va a encargar de cada actividad y el tiempo que tiene para desarrollarla. Además, es importante distribuirse otras tareas más generales como el control del timing, la toma de notas o la grabación de la sesión, si se creen necesarias.

2. Comunicación a los participantes

Esta parte del proceso no difiere mucho de cómo lo haríamos en circunstancias normales porque, aunque podamos comentárselo a los participantes personalmente, siempre es recomendable mandar un correo o una convocatoria para que puedan consultarlo en cualquier momento.
En este correo, informaremos de la fecha, hora y duración prevista. Si queremos que lean cierta documentación o la utilicen durante el taller, se la facilitaremos también en este correo. Además, de la misma manera que para las reuniones presenciales incluimos la ubicación, en este caso, no nos olvidaremos de indicar la herramienta que usaremos para comunicarnos y el enlace de la llamada.

Aunque pueda parecer obvio, conviene aclarar a los participantes que necesitarán hablar durante el taller, para que elijan una ubicación adecuada y se aseguren de tener a mano material como auriculares o altavoces, micrófono y cámara, si su equipo no lo tiene integrado.

Es importante tener en cuenta que los participantes no tienen por qué ser perfiles especialmente tecnológicos. A estas alturas, muchos de nosotros nos hemos acostumbrado a hacer videollamadas a diario, pero este puede no ser su caso. Por esta razón, es importante explicar todos estos aspectos que, a priori, pueden parecer evidentes.

Además, para que el taller sea fluido, se pueden incluir algunas recomendaciones sobre las pantallas que van a necesitar. En estos talleres, resulta útil ver tanto el tablero en el que se trabaje, como a los otros participantes, así que, si la videollamada se realiza en una herramienta externa a la del taller, conviene avisarlo para que puedan verse las dos ventanas a la vez. No es necesario tener todo un puesto de mando en casa con muchas pantallas, sobre todo teniendo en cuenta que el estado de alarma igual no nos pilló todo lo preparados que nos habría gustado.

Lo ideal es tener dos pantallas, pero si esto no es posible, se puede acceder a la videollamada usando el móvil y a la herramienta del taller desde el ordenador. Si solamente se dispone de una pantalla, se pueden mantener visibles las dos ventanas (de la videollamada y la herramienta del taller), dando prioridad a la del taller, que requerirá más acción por nuestra parte. En la medida de lo posible, evita que los participantes utilicen solamente el móvil, ya que resultará más complicado navegar por el tablero. Siempre es preferible que acudan, su opinión y aportaciones son importantes. Si el móvil es su única opción, es mejor que participe como pueda y otra persona se encargue de incluir sus aportaciones en el tablero frente a no poder contar con su experiencia.

En nuestro caso, usamos Miro para los talleres, que requiere que los usuarios se registren. Para aprovechar al máximo el tiempo de la sesión, les recomendamos que hagan el registro antes de la misma (con una pequeña guía que les facilitamos) y se pongan en contacto con nosotros si tienen algún problema.

Es posible que algunos participantes no hayan estado nunca en un taller, por lo que es importante que no nos limitemos a explicar cómo hemos transformado el taller presencial en un taller online sino otros aspectos que puedan parecer demasiado básicos como en qué consiste el taller y cómo se hace. No está de más recordar las “reglas del juego” para que todos tengan una actitud abierta y entusiasta, eviten distracciones y, en general, se muestren participativos.

3. Desarrollo del taller

Cada taller puede ser muy diferente, por lo que definir unas pautas que puedan servir para todos resulta complicado. Aun así, estos consejos contribuirán a que tu taller sea fluido y productivo:

• Conéctate a la llamada un rato antes del inicio del taller, no queremos que los participantes lleguen y se piensen que nos hemos olvidado de ellos.
• A medida que los participantes se vayan uniendo, asegúrate de que han sido capaces de registrarse en la herramienta que vayas a usar. En este punto, es especialmente interesante que sean varias las personas que van a moderar el taller, ya que pueden ir ayudando a los participantes por separado y no perder demasiado tiempo.
• Comprueba que todos los participantes tienen permiso de edición. Si queremos que aporten ideas, debemos ponérselo lo más fácil posible.
• Cuando todos se hayan conectado, explica brevemente el proyecto dentro del cual se realiza el taller, los objetivos del taller y las actividades que se van a realizar.
• Si no has incluido ninguna dinámica de presentación en el taller, realiza una ronda de presentaciones para que todos puedan conocerse. Esto ayudará a ir rompiendo el hielo.
• Antes de empezar con la primera actividad, haz una breve introducción sobre cómo usar la herramienta y anima a los participantes a añadir un post-it de prueba. No hace falta que sea muy extensa, con saber moverse por la pantalla y añadir post-its probablemente sea suficiente, no necesitamos que sean unos expertos.
• En el desarrollo de las actividades, es importante ir informando de las duraciones previstas para cada una y el tiempo restante conforme se realizan.
• En la videollamada es posible que nos resulte más difícil percibir si los usuarios están cansados, necesitan comer, beber o incluso ir al baño. No te cortes a la hora de sugerir una pequeña parada si ves que el nivel de participación decae un poco. Puede ser mucho más productivo hacer un pequeño descanso y seguir o incluso parar y retomarlo en otro momento.

4. Conclusión del taller

Antes de despedirnos de los participantes, es importante tener en cuenta varios puntos. Si tienes prevista otra sesión, aprovecha que los tienes ahí para fijar fecha y hora. Así evitarás tener que acabar cruzando veinte correos para cuadrar todas las agendas.

De cara a este segundo encuentro, puedes mantener el tablero abierto e invitarles a realizar nuevas anotaciones si lo desean. Muchas veces, se te ocurren ideas tras realizar el taller que podrías haber dicho y quizá, cuando llegue el siguiente, ya se te hayan olvidado. Un consejo es pedir que utilicen post-its de un color que no se haya usado para que, en la siguiente sesión, estos nuevos post-its se identifiquen fácilmente.

Si no es necesario planificar otro taller, informa sobre los próximos pasos en el proyecto para que comprendan el objetivo de sus aportaciones. Es importante que sean conscientes de lo útiles que resultan para nosotros este tipo de actividades y su gran contribución. Es posible que tengamos que volver a contar con ellos en el futuro y quizá, si no entienden su papel en el proyecto, no se muestren demasiado receptivos.

Por supuesto, agradece a todos su participación y hazles saber lo importante que son sus aportaciones. No tengas miedo de preguntarles qué les ha parecido el taller y si cambiarían algo, al final es como más se aprende y se mejora. De hecho, algunos consejos de este artículo los hemos aprendido en nuestros talleres, detectando todo aquello que podríamos hacer mejor.

¿Te gustaría saber más? No te pierdas la segunda parte de este post, en la que te contaremos varios ejemplos de talleres que hemos hecho.