El Gestor de Expedientes completa la primera fase de su evolución
Esta aplicación corporativa del Gobierno de Aragón, puesta en marcha a lo largo de 2022, unifica la tramitación de expedientes en una sola herramienta. Diseñada con un enfoque centrado en las personas usuarias, en este caso el personal público, se orienta a hacer más ágil la gestión a través de una visión global del expediente.
Gestor de Expedientes es la herramienta del Gobierno de Aragón impulsada por SDA · Servicios Digitales de Aragón que centraliza todas las gestiones relacionadas con la tramitación de los expedientes. Esta aplicación corporativa transversal se puso en marcha en 2022 y ha completado recientemente un primer ciclo de diseño y desarrollo.
Esta aplicación fue creada con la vocación de ser el gestor único, capaz de abarcar todo el ciclo de vida de un expediente. Antes de esta herramienta, el personal tenía que usar diferentes aplicaciones, una para cada acción, desarrolladas en los primeros años de implantación de la Administración Electrónica.
En una segunda etapa, SDA impulsó el proyecto de un gestor de expedientes único para el Gobierno de Aragón, un entorno de trabajo horizontal para que el personal pueda realizar las tareas de gestión de la tramitación en una plataforma única, con el objetivo de aglutinar todas esas acciones y aportar además valor añadido, mejorando la experiencia del personal público.
Una herramienta clave para la transformación digital de la administración
La gestión de expedientes es una de las actividades clave de la administración pública porque es el vínculo entre un procedimiento y una persona. Aquí radica su importancia: el expediente es un vehículo para poder proporcionar el servicio que necesita o requiere una persona y contiene toda la información, documentos y datos necesarios para ello.
Gestor de Expedientes es pues una pieza fundamental en el ecosistema de herramientas corporativas del Gobierno de Aragón. Su objetivo último es promover la transformación de la organización hacia lo digital.
Además, es una herramienta preparada para evolucionar y altamente escalable, por lo que va a poder incorporar las nuevas necesidades que vayan surgiendo y también evoluciones tecnológicas que agilicen y hagan más sencillo el trabajo de los gestores.
Un frontal único para todas las acciones de tramitación
El principal cambio que ha supuesto la implantación y evolución de Gestor de Expedientes es la renovación de las interfaces, una mejor usabilidad y su capacidad de aportar una visión más completa sobre el expediente al personal gestor. Además, todo ello se apoya en una infraestructura tecnológica más moderna. Con el gestor de expedientes corporativo, el personal tiene ahora una sola “ventana” de acceso a la creación de expedientes, avisos automáticos, acciones masivas, etc.
Otra de las características que hacen sumamente útil a Gestor de Expedientes es que se trata de una herramienta horizontal. Es decir, no está pensada para la gestión de expedientes de un determinado procedimiento, con un flujo de tramitación definido y único, sino que desde esta aplicación se pueden gestionar expedientes de muy diversos servicios, cada uno de ellos con un flujo diferente.
Para diseñar Gestor de Expedientes se realizó un proceso de diseño centrado en las personas, considerando las necesidades del personal que usa la herramienta en su día a día. En la fase de investigación y conceptualización se realizaron encuestas al personal gestor y se priorizaron las acciones que debía recoger, para implantarlas progresivamente.
A partir de este análisis se formuló una hoja de ruta en la que de forma periódica se añadían nuevas funcionalidades para el personal gestor, integrando otras herramientas cuyos frontales han ido desapareciendo. En paralelo, se fueron incorporando funcionalidades que aportan valor, como un apartado de indicadores, una función de consulta de datos o la generación automática de expedientes.
Funciones más destacadas de Gestor de Expedientes
Estas son algunas de las funciones más destacadas de Gestor de Expedientes:
Gestiona la recepción y envíos de documentos dentro del Gobierno de Aragón.
Incorpora, a través del módulo Documentos, las funcionalidades de la herramienta Portafirmas. Como novedad, permite la preparación de documentos en lote, la realización de envíos desde diferentes apartados, así como la preparación de documentos desde el módulo de expedientes, incorporando los metadatos del mismo.
Incluye un apartado de indicadores, en el que ya es posible consultar el número de expedientes y documentos creados por organismo, así como el ahorro económico logrado gracias a la gestión electrónica de los expedientes, en todos los casos, tanto por organismo como por procedimiento.
A través de Gestor de Expedientes se pueden consultar datos que tiene la Administración, tanto de las personas interesadas como de personas representantes. Se evita así la solicitud de información y documentación a la ciudadanía y se automatizan consultas a otros organismos, reduciendo los plazos de tramitación. Así, el personal puede comprobar de manera automatizada información como la de estar al corriente de obligaciones tributarias y pagos o la consulta de datos de identidad, entre otros datos útiles. Entre 2023 y 2024 se han realizado 9.519 de estas consultas.
El gestor de expedientes incluye sistemas de recomendación, que aportan recomendaciones basadas en el aprendizaje de las acciones previas y los flujos analizados y que le permiten predecir las acciones que se deben llevar en el futuro inmediato del expediente. Se trata de sistemas de inteligencia artificial al servicio de una tramitación más ágil, sistemas que van a seguir evolucionando.
En la tramitación de algunos expedientes es necesario que el órgano que lo tramita solicite un informe a otro. Estos informes se denominan informes sectoriales y Gestor de Expedientes incorpora la funcionalidad de gestión del proceso completo de petición, emisión y recepción del informe, asociado a un expediente.
Gestor de Expedientes incluye también la generación de expedientes automatizados. La creación automática de expedientes permite que la solicitud del ciudadano o ciudadana llegue directamente a la bandeja del organismo gestor, dejando el expediente listo para iniciar la tramitación y reduciendo los plazos para completar ese proceso. La creación automática de expedientes se implementó en diciembre de 2022 y desde entonces se han creado un total de 48.900 expedientes automáticos sobre un total de 125.825 expedientes tramitados con la herramienta.
Desde la implantación de la funcionalidad de generación de expedientes automatizados, el personal ha podido comprobar su funcionamiento y validar las acciones automatizadas. Tras este período de supervisión, que ha contribuido a generar confianza entre el personal en cuanto al funcionamiento de la automatización, de ahora en adelante los expedientes que se tramiten a través del tramitador corporativo y cuyos gestores soliciten la creación automática del expediente se generarán de forma completamente automática en Gestor de Expedientes.
Por último, al estar conectado con todo el ecosistema de herramientas digitales del Gobierno de Aragón, el gestor de expedientes permite que la información más relevante del expediente para la ciudadanía pueda consultarse a través de MiA (mia.aragon.es), ya que los datos están disponibles en la Plataforma de Gobernanza de Datos. A través de MiA, una ventana de consulta electrónica abierta 24 horas, la ciudadanía puede consultar, por ejemplo, la resolución de las ayudas a la rehabilitación de viviendas y edificios o la concesión de ayudas del programa MOVES.
Una herramienta de implantación progresiva y preparada para evolucionar
En junio de 2024 ha comenzado un nuevo contrato para el mantenimiento, evolución y desarrollo de nuevas funcionalidades y con él, unos nuevos objetivos de evolución de Gestor de Expedientes. Un nuevo periodo en el que se desarrollarán nuevas funcionalidades, que se irán presentando progresivamente al personal del Gobierno de Aragón, en paralelo al mantenimiento y soporte de aquellas ya implantadas. Algunas de esas nuevas funcionalidades, de próxima implementación, son los avisos en el muro que permitirá una comunicación directa e interactiva entre las personas que trabajan en tramitación, y las notificaciones y comunicaciones, cuyo frontal antiguo es sustituido por uno nuevo, integrado en Gestor de Expedientes.
Una vez consolidadas las funciones principales del Gestor de Expedientes, el objetivo es dotar al personal público de nuevas funcionalidades que permitan la tramitación masiva de un gran número de expedientes. Al poder tramitar de manera masiva expedientes de procedimientos que generan un gran número de solicitudes en poco tiempo, como las convocatorias de subvenciones, estas herramientas van a facilitar las tareas del personal gestor, automatizando acciones sobre grandes bloques de expedientes. Por poner algún ejemplo de estas acciones masivas, se va a trabajar para poder gestionar en grandes bloques de expedientes la verificación de requisitos -consultando a las fuentes de datos integradas en la Plataforma de Gobernanza de Datos- o el envío masivo de requerimientos de subsanación de la solicitud, entre otras muchas acciones.
Los trabajos de diseño y desarrollo de Gestor de Expedientes han sido impulsados por SDA · Servicios Digitales de Aragón. La empresa Hiberus ha participado en la conceptualización y el diseño de la experiencia de usuario de esta herramienta. Las empresas Oesía y Kampal han sido las encargadas del desarrollo y evolución de la aplicación y siguen trabajando en la actualidad en el proyecto.
