CARD: robotización para mejorar la eficiencia de la Administración
Desde abril de 2022 las tarjetas del personal del Gobierno de Aragón que contienen su identificación y certificado digital se emiten a través de CARD. Esta herramienta incluye un proceso robotizado que permite ahorrar tiempo y recursos y mejorar la transparencia e información que las personas usuarias tienen sobre las tarjetas que solicitan o reciben.
Las tarjetas del personal del Gobierno de Aragón se han convertido en una pieza importante del día a día de la mayor parte del personal de la administración. No es solamente una tarjeta de identificación: también contiene un certificado electrónico que permite acceder a las herramientas y firmar electrónicamente.
Con la pandemia de la covid, la administración ha acelerado su transición a un modelo más electrónico, lo que se ha notado en la emisión y renovación de certificados, ya que ha crecido la tramitación electrónica de procedimientos tanto para la ciudadanía como sus propias gestiones como empleados. Solo en la administración general y de justicia se ha pasado de emitir 4.500 certificados de empleado en 2019 a emitir 9.300 en 2021. En el Salud, han pasado de 3.000 a casi 6.000.
La emisión de estas tarjetas, bien porque se incorpora un nuevo empleado o por caducidad, está centralizada en SDA. Su emisión venía siendo una tarea a la que se dedicaban muchos recursos humanos y de tiempo, ya que el proceso de generación de cada tarjeta oscilaba entre 15-20 minutos y durante 2021 se emitieron más de 6000 tarjetas de empleado.
Para agilizar y automatizar este proceso, el área técnica de SDA ha creado una nueva herramienta llamada CARD. Un proyecto que se ha desarrollado en colaboración con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) que es el organismo que expide los certificados digitales.
Esta herramienta cuenta con una interfaz de usuario sencilla en la que se ha trabajado con especialistas en experiencia de usuario (UX) y una infraestructura técnica de robots que permite automatizar la tarea y reducir el tiempo de emisión por tarjeta a un minuto.
Antes de que existiera CARD, cada petición de una nueva tarjeta era un proceso largo en el que una persona, empleada por el Gobierno de Aragón, tenía que hacer manualmente una secuencia de acciones: revisar que la solicitud partía de la unidad competente, comprobar que la información de la persona empleada era correcta y esta se encontraba en activo en el Gobierno de Aragón, revisar el diseño de impresión (fotografía, banda magnética, rotulación), emitir el certificado electrónico desde la página web de la FNMT e incorporarlo a la tarjeta.
Una de las claves del desarrollo de CARD ha sido la robotización, lo que en el argot técnico se conoce como Robotic Process Automation o RPA, de forma que gran parte del trabajo que antes realizaba una persona ahora lo hacen una serie de robots, reduciendo el tiempo por tarjeta a menos de un minuto. Se trata de robots de software que consiguen automatizar las acciones que antes hacía una persona introduciendo y recogiendo información de otras aplicaciones, simulando el tecleo y lectura de datos que haría esa persona. Es una infraestructura instalada en el Centro de Procesamiento de Datos (CPD) del Gobierno de Aragón, donde hay 12 máquinas instaladas que contienen los robots de software que se reparten por funcionalidades: impresión de tarjetas, registro de solicitudes y grabación del chip criptográfico.
Podría considerarse que CARD es un proyecto “pequeño” en comparación con otras herramientas que se desarrollan dentro del Gobierno de Aragón, porque su impacto es muy interno, pero ha supuesto una importante optimización de los recursos de SDA. Al reducir considerablemente el tiempo que una persona le dedica a esta tarea mecánica, se logra que ese tiempo sea dedicado a acciones donde esas personas pueden aportar muchísimo más valor.
Y más allá del impacto interno, siguiendo el principio de transparencia, la nueva herramienta CARD ha logrado dar una visión transversal de la gestión de tarjetas: ahora un empleado puede conocer la información sobre su tarjeta: qué unidad administrativa solicitó su tarjeta, cuándo se emitió, si tiene una nueva tarjeta solicitada o el seguimiento de en qué punto se encuentra o cuándo caduca su certificado electrónico.
Trabajar en herramientas que mejoran las formas de identificación del personal del Gobierno de Aragón es uno de los objetivos estratégicos del Plan SDA 2022-2025, dentro de nuestra misión de progresar en la digitalización de la administración.
