Teletrabajando en SDA, descubre cómo nos hemos adaptado al COVID-19

Muchos servicios que presta nuestra Administración, de acuerdo con la suspensión de plazos administrativos que impone el Real Decreto del estado de alarma, se han visto en la obligación de paralizarse. Esta situación nos ha obligado en SDA a replanificar el trabajo del segundo trimestre del año y hemos aprovechado para cambiar nuestras prioridades y centrarnos en dos cuestiones concretas: las modificaciones de urgencia, fruto de la epidemia y la conceptualización y diseño de las nuevas herramientas que queremos poner en marcha.

La decisión de priorizar los temas relacionados con el COVID-19 es evidente, pero la de comenzar a diseñar las nuevas herramientas quizá no lo es tanto, la causa es que toda la parte de investigación se realiza con personas dentro de nuestro entorno de Gobierno de Aragón y no se depende de nadie externo. En relación a los servicios en los cuales ya se había comenzado el proyecto de rediseño, se continúa trabajando con ellos, siempre y cuando sea posible de manera ágil y eficiente. En el caso de que alguno de ellos tenga que quedar paralizado y no se pueda continuar, se retomará al final de la crisis, al igual que todos los servicios que todavía no se han comenzado a rediseñar.

En este contexto de trabajo a distancia es importante saber que lo que funciona en persona, no siempre funciona de manera remota. El trabajo en remoto en los proyectos de experiencia de usuario, donde tienes que estar en constante contacto con usuarios y con cualquier persona de interés para el proyecto, no consiste en hacer exactamente lo mismo que se hacía de manera física. Los talleres, dinámicas de grupo, entrevistas... pasan a hacerse online. Los objetivos son exactamente los mismos que cuando se hacían presencialmente. Es importante mantener a todas las personas involucradas en el proyecto enganchadas, mantener la energía alta y abordar el tema en concreto que se quiera tratar de manera adecuada. Se deben aprovechar las cualidades y cosas en las que el trabajo es bueno para minimizar lo que se pierde por no hacer el taller presencial.

Los puntos importantes para que en SDA hayamos podido continuar trabajando de manera remota en el campo de la experiencia de usuario han sido:

• La importancia de proporcionar a todo el equipo una herramienta de trabajo concreta para que funcione. La comunicación es más efectiva cuando todos los miembros del equipo trabajan de manera sincronizada entre ellos. Esto no ha sido problemático, ya que antes del confinamiento la gestión de proyectos de desarrollo se hacía con Jira y Bitbucket y la comunicación del equipo se realizaba con Slack.
• El establecimiento de procesos de comunicación: es necesario que en los equipos se creen normas de comunicación. Por ejemplo, mantenemos toda la comunicación del trabajo por Slack y ahí se organiza la comunicación por canales. Es importante establecer el propósito de la herramienta que decida usarse.
• La constante comunicación de todos los miembros del equipo para mantenerse informados de cada proceso en los que está involucrado cada perfil. También reforzar el proceso de todo lo que abarque el equipo para que todos se involucren y lo sigan. A modo de ejemplo, la reunión de coordinación de cada lunes ha pasado a realizarse en un canal de Slack. En este caso, para mantener la eficiencia de la misma, la exposición de cada miembro del equipo se hace como un listado escrito de tareas y no como una videollamada. Cuando hay personas involucradas en un tema, la discusión sigue por un canal privado. De esta forma hemos conseguido estar informados de todo lo que se hace, pero evitando manejar los inconvenientes de una videollamada de 20 personas.
• Durante el desarrollo y evolución de un proyecto, es importante asegurarse de que la visión de todos los integrantes del equipo esté alineada y que se tenga un entendimiento común de lo que se va a hacer y todo lo que engloba y supone el proyecto. En este caso, a modo de ejemplo, se ha reforzado la comunicación entre el equipo de Atención al Usuario con el equipo de desarrollo, fomentando las videollamadas cruzadas entre ambos equipos y revisando aquellas cuestiones que más pueden impactar de unos en otros.
• En los procesos de comunicación se debe evitar la brevedad. Si bien es cierto que quizá en persona se tenía la consideración de que usar menos palabras, pero más adecuadas para comunicarse supone ser más eficiente; en el caso del trabajo en remoto, puede llevar a conflicto y malentendidos de comunicación dentro del equipo. La brevedad en la comunicación puede suponer a una pérdida de tiempo al final, si los miembros del equipo pierden mucho tiempo intentando descifrar el mensaje. Dedica tiempo a comunicarte con una intención clara y detallada a través de los medios disponibles para que todo el mundo lo comprenda y esté en el mismo punto.
• La organización y preparación del trabajo es clave para mantener la productividad. Cuando tienes una reunión virtual es importante estar preparado y totalmente presente.
• En el caso de que se tenga que dar la comunicación externa, con otras personas involucradas en el proyecto, es crucial que se genere confianza, conexión y comunidad para que haya un ambiente de trabajo en el que todas las personas que lo conforman se sientan a gusto. En este sentido se ha mantenido una comunicación reforzada con otras áreas con las que se ha estado colaborando, como por ejemplo con todo lo relacionado con la tramitación de ERTEs, tanto con el Departamento de Economía para el apoyo a la entrada digital de las solicitudes, como con la Oficinas de Registro para que cuenten con la información de las solicitudes que se han recibido.

Destacar también alguna de las ventajas de trabajar desde casa, a la hora de realizar talleres con cualquier persona que esté involucrada en el proyecto. Está en un espacio familiar, esto puede favorecer la productividad y creatividad durante cualquier reunión. En espacios de trabajo como oficinas, puede pasar que hay gente a la que le cuesta concentrarse y dar lo mejor de ellos mismos porque son espacios ajetreados y llenos de gente, especialmente cuando no conocen a otros participantes.

En próximos artículos hablaremos en profundidad sobre cómo estamos desarrollando estos talleres en remoto y qué herramientas estamos utilizando en nuestro día a día de teletrabajo.