Herramientas digitales: el gestor documental

El Gestor documental del Gobierno de Aragón es el repositorio de documentos administrativos electrónicos de nuestra Administración pública. En el gestor documental se almacenan todos los documentos y expedientes digitales que tienen validez administrativa de cara a la gestión de los servicios y procedimientos administrativos.

 
¿Cómo funciona?

El Gestor documental, basado en el producto Documentum, es una gran base de datos de documentos que va almacenando todos aquellos documentos electrónicos que se van creando. Por ejemplo, cuando un ciudadano rellena, firma y registra una solicitud en el tramitador online, su solicitud se guarda en el Gestor documental. Igualmente, cuando un empleado público firma digitalmente una resolución de concesión de ayudas, la resolución se almacena en el Gestor documental.

Que todos los documentos se almacenen en un mismo lugar permite una gestión única de la información digital. De esta forma se evitan inconsistencias entre sistemas y se permite una trazabilidad total de la documentación digital.

La documentación digital que se almacena en el Gestor documental es muy grande, como orden de magnitud se puede decir que en 2018 se crearon unos 3.000.000 de documentos. La manera de manejar ese número de documentos es a través del metadatado de los mismos. Un metadato es información que se asocia a cada documento que permite categorizarlo, ordenarlo y recuperarlo posteriormente. La tarea de metadatado es fundamental para mantener el orden dentro del Gestor documental.

¿Qué metadatos contiene cada documento?

Los metadatos a incorporar en cada documento están definidos en la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos del Gobierno de Aragón. Ahí se dice cómo hay que tratar los documentos para su correcta identificación y de los procesos que tienen los documentos hasta su llegada al Archivo digital del Gobierno de Aragón.

Dentro del conjunto de metadatos que permiten organizar los documentos hay algunos básicos. El más importante quizá sea el identificador de cada documento, denominado Código Seguro de Verificación (CSV). El CSV permite recuperar un documento del Gestor documental y se puede decir que es el DNI de cada documento.

Igualmente es importante el indicador único del servicio o procedimiento en el que ese documento se encuentra, este metadato se identifica desde el Catálogo de servicios y procedimientos. Al asociar un documento a un servicio de la administración conseguimos dotar de contexto al documento y organizar la información.

Hay otros metadatos interesantes como la fecha de creación del documento, el organismo que crea el documento o el tipo de documento. Toda esta información asociada al documento es la que permite que la información esté accesible para su gestión a la vez que se encuentra segura dentro del Gestor de documentos del Gobierno de Aragón.