Fomentando buenas prácticas en la gestión documental electrónica

El derecho de las personas a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas ha impulsado la tramitación electrónica y, con ello, la transformación del trabajo cotidiano del personal gestor. Los gestores están obligados a crear documentos y expedientes administrativos electrónicos válidos, que cumplan con los requisitos que exigen la legislación, las normas técnicas de interoperabilidad y la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de nuestra administración.

Para ayudar a los gestores a cumplir con todas estas exigencias, el Gobierno de Aragón ha desarrollado herramientas, como Gestor de Expedientes, preparadas para componer documentos y expedientes con los elementos exigidos. Pero lo cierto es que, incluso contando con las herramientas adecuadas, tramitar en el contexto electrónico no es sencillo, genera dudas que dificultan el trabajo e incluso, en ocasiones, está llevando a tomar decisiones que no son las más adecuadas.

Por ello, algunas de las Unidades de Apoyo de la Administración Electrónica y Gobernanza de Datos, junto con documentalistas y otros perfiles del equipo de SDA, han impulsado un espacio en la intranet corporativa que recoge una serie de buenas prácticas en gestión documental orientadas al resto del personal del Gobierno de Aragón. A través de un esquema sencillo, visual y con un lenguaje fácilmente comprensible y alejado de tecnicismos, se exponen las consecuencias de una mala praxis y se ofrecen alternativas viables para tramitar electrónicamente de la manera más adecuada.

 

Los metadatos, claves en la descripción de documentos y expedientes

Uno de los elementos clave de la tramitación electrónica son los metadatos. Los metadatos son información añadida, por los gestores o por las propias herramientas, para describir los documentos y los expedientes facilitando su creación, gestión y conservación a lo largo de su ciclo vital. Son metadatos, por ejemplo, el CSV, el procedimiento, el estado de elaboración del documento (original o copia), el tipo documental, etc.

Metadatar es un requisito imprescindible en el contexto de la tramitación electrónica, pero también es una tarea nueva para el personal gestor, que requiere de una reflexión previa y un esfuerzo adicional por su parte.

¿Por qué necesitamos buenas prácticas en la gestión documental?

La creación del Catálogo de buenas prácticas en gestión documental es una forma de ayudar al personal gestor en ese esfuerzo y de prevenir las consecuencias que conlleva no realizar una gestión documental electrónica adecuada. Estas consecuencias son:

• No se cumple con la legislación y la normativa, que obligan a que expedientes y documentos incluyan determinados requisitos.
• Se dificulta la recuperación de expedientes y documentos.
• Nuestras herramientas, que tienen capacidad para aprender de nuestras acciones con el fin de facilitarnos las tareas, no pueden aprender correctamente si parten de un metadatado erróneo.
• Los indicadores, elementos que nos ayudan a tomar decisiones de manera informada, no arrojan datos válidos.
• No facilitamos el adecuado ciclo vital de los documentos. Un metadato incorrecto podría derivar en la eliminación de documentación que debería conservarse y, por tanto, en la desaparición de nuestro patrimonio documental.

El espacio de buenas prácticas en gestión documental

Las Unidades de Apoyo tenemos un rol de acompañamiento en el proceso de implantación de la Administración Electrónica dentro de cada uno de los Departamentos y organismos autónomos del Gobierno de Aragón y, por ello, recibimos las consultas, inquietudes y sugerencias del personal.

Este nuevo espacio de buenas prácticas en gestión documental en la intranet se crea para atender estas dudas, dar respuesta a los problemas concretos que se han detectado y, en definitiva, ayudar al personal gestor a construir bien documentos y expedientes electrónicos.

En las recomendaciones propuestas se han tenido en cuenta las posibles implicaciones jurídicas, las limitaciones de las herramientas y otros aspectos como la visibilidad y la protección de datos. Para poder proporcionar la mejor solución, estudiamos cada caso, nos documentamos, realizamos las consultas jurídicas y técnicas necesarias, y debatimos las propuestas, teniendo en cuenta los principios de la gestión documental. Finalmente, acordamos una solución que sea válida para todos o para la mayoría de casos similares y la podamos proponer como recomendación a toda la organización.

Catálogo de buenas prácticas, conceptos básicos, y normativa y documentos de interés

En este nuevo espacio creado en la intranet se incluyen tres apartados: Catálogo de buenas prácticas, Conceptos básicos, y Normativa y documentos de interés.

Hasta el momento, en el Catálogo de buenas prácticas, hay seis fichas, que tratan los problemas más frecuentes que se han detectado. La información se presenta de manera sencilla, visual y con un lenguaje fácilmente comprensible y alejado de tecnicismos. En estas fichas, se explica cuáles son las consecuencias de una mala praxis y se propone la alternativa más adecuada.

​​​​El apartado de conceptos básicos recoge una selección de términos que se ha considerado necesario aclarar como, por ejemplo, Código Seguro de Verificación (CSV), documento electrónico o metadato.

En el último apartado, se recoge normativa básica y algunos documentos y enlaces de interés, donde poder ampliar información sobre gestión documental y administración electrónica, metadatos o interoperabilidad.

Desde el equipo SDA, desde la Dirección General de Administración Electrónica y Aplicaciones Corporativas, se trabaja para que el proceso de transformación digital sea correcto, ya que una mejor gestión interna, indudablemente, redundará en un mejor servicio a la ciudadanía. Prestar el mejor servicio público posible es nuestra misión como personal al servicio de la Administración.

Nuestra intención es seguir trabajando en el proyecto para que este Catálogo de buenas prácticas vaya creciendo. Además, se ha pensado que esta información pueda ser el germen de la formación en esta materia para el personal de nuevo ingreso en la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón. A futuro, nuestro proyecto como grupo de trabajo es ayudar a avanzar en la normalización de procesos de gestión documental así como en la normalización del metadatado de herramientas.

Marta Mastral Gascón de Gotor y Mª Isabel Rojas Serrano son Jefas de Unidad de Apoyo de la Administración Electrónica y Gobernanza de Datos y forman parte del equipo SDA desde 2019.