Arancha García Aso: “La administración cada vez es más permeable a la transformación"

Licenciada en Matemáticas, toda la carrera profesional de Arancha García ha estado vinculada al desarrollo de proyectos de software. Empleada de la administración desde 2005, ha vivido en primera persona la transformación digital de la administración, primero en el Servicio de informática de la Dirección General de Tributos y ahora en el equipo de SDA.

¿Cómo ha cambiado el rol de los perfiles técnicos dentro de la administración?

Cuando empecé en 2005 éramos un servicio técnico dedicado a desarrollar aplicaciones. Nuestro trabajo no se extendía mucho más allá de la funcionalidad.

Al ampliar el horizonte de SDA, se han ido incorporando muchos otros perfiles de diseño de servicios, analítica de datos, perspectiva jurídica… Y dentro de SDA, me he quedado en lo que denominamos el área técnica, donde están los perfiles que trabajan directamente con la renovación o el desarrollo de nuevas herramientas.

Eres la responsable de nuevos proyectos. ¿Cuáles son tus roles y tareas?

En esos nuevos proyectos me encargo de tareas de coordinación, y algunos de esos proyectos también los llevo a muy bajo nivel, en detalle, conociendo personalmente el día a día de su desarrollo y viviéndolas desde el inicio.

Uno de esos proyectos ha sido el Gestor de Expedientes. El Gestor de Expedientes es un proyecto muy ambicioso y complejo que ha requerido una dedicación especial. Tiene aspectos muy novedosos, como la infraestructura tecnológica, la analítica de datos, el sistema de testing o la metodología de desarrollo, que han hecho necesaria una mayor implicación en los detalles. Cuando la herramienta ya está desarrollada puedo dar un paso atrás y estar más en la coordinación.

¿Los perfiles del área técnica de SDA os dedicáis a la planificación y definición de requisitos, o también estáis programando las aplicaciones al detalle?

Hay perfiles vinculados al desarrollo de software, pero gran parte del trabajo de esta área técnica está externalizado. Por eso el personal empleado por el Gobierno de Aragón, que pertenece a cuerpos técnicos de informática de la administración, se dedica a estas tareas de coordinación, con un perfil de “product owner”.

Trabajamos con un ecosistema de empresas proveedoras de servicios tecnológicos, que también tienen equipos muy heterogéneos, con perfiles de experiencia de usuario, programadores, analistas, analista funcional, técnicos de sistemas… Todos estos perfiles suman para abordar los proyectos de manera global, trabajando en común.

En las próximas semanas vas a participar en una conferencia sobre agilismo en la empresa aragonesa. Desde la administración, ¿qué mensaje vas a transmitir?

Quiero intentar derribar el cliché de que la Administración es lo contrario de ágil. La realidad es que tenemos muchas iniciativas para trabajar de forma ágil en proyectos que tenemos en marcha y la experiencia del Gestor de Expedientes es un buen ejemplo. No voy a hablar tanto de una gestión basada en metodologías ágiles, que también la llevamos a cabo. Sino más bien de esta idea de poder reorganizar o redirigir el rumbo de una aplicación una perspectiva que también es ágil al más alto nivel.

¿Qué me puedes contar sobre este proyecto, Gestor de Expedientes?

Gestor de Expedientes es una herramienta de uso interno dentro de la administración que viene a solucionar un reto de unificar herramientas.

Antes, cuando un empleado o empleada de la administración iba a tramitar un expediente, se encontraba con que tenía a su disposición muchas herramientas aisladas: para preparar documentos para la firma, para firmar, para enviarlos a otras unidades, para añadir documentos al expediente, para emitir notificaciones… Cada una de esas acciones tenía que ir a una herramienta diferente, cuando en realidad todas pertenecen a un mismo proceso: la gestión de un expediente.

Con Gestor de Expedientes estamos logrando que exista una única interacción, aunque por debajo la lógica de las aplicaciones sea diferente. Además, se renueva la interfaz de usuario, desde la perspectiva de mejora de la experiencia de usuario, analizándola con la metodología del diseño de servicios. Y dotamos a los responsables de los servicios de la posibilidad de medir o de recopilar datos, por ejemplo de picos de gestión, tiempos o volumen de cada expediente, que permitan tomar decisiones en base a esos datos y mejorar la gestión.

¿Por qué crees que el Gestor de Expedientes es un buen ejemplo del tipo de trabajo ágil que realizáis en el desarrollo de herramientas?

A mí me gusta explicar esto con la metáfora de la vía del tren y de la carretera. En ambos casos tienes un destino, pero en la vía del tren los hitos están marcados, mientras que en la carretera puedes ir regulando esos hitos o cambiando un poco el rumbo para adaptarte a las situaciones que te encuentras.

En Gestor de Expedientes nos hemos dado cuenta, al empezar a utilizarlo en algunos servicios piloto, que teníamos que cambiar el siguiente hito que habíamos planeado. Pensábamos dar prioridad a una funcionalidad de firma, pero hemos visto que la demanda principal es gestionar expedientes grandes, así que hemos cambiado el rumbo hacia allí.

Para mí eso es hacer un trabajo ágil, recibiendo feedback continuo, reorientando el rumbo del proyecto y ajustando mejor las entregas a lo que realmente necesita el usuario final.

¿Qué gana la ciudadanía con estos cambios dentro de las aplicaciones de uso interno?

Se gana en eficiencia en los procesos y en la calidad de los datos. Las tramitaciones de los expedientes son más ligeras y se logra que todo esté en formato electrónico.

Puede ser que ese impacto todavía no sea visible para la ciudadanía, pero es el paso previo para poder ofrecer información de calidad por vías telemáticas. Que esta información esté recogida de manera coherente y en un mismo lugar está siendo una gran transformación.

En el área técnica, los retos que tenéis no siempre tienen que ver solamente con lo que ven los usuarios sino también con todo lo que hay detrás del desarrollo de la herramienta.
Así es. Con el gestor de expedientes hemos tenido un reto muy importante, el de la infraestructura tecnológica que la soporta.

Se trata de una infraestructura totalmente nueva en el Gobierno de Aragón, una plataforma llamada Open shift basada en contenedores que nos facilitan la escalabilidad. Esto quiere decir que cuando tienes más necesidad de recursos, por ejemplo en un pico de gestión, puedes aumentar la capacidad de la herramienta automáticamente.

Debo decir que nos ha supuesto bastante esfuerzo y por eso ha sido un reto, pero todo este aprendizaje lo vamos a poder aplicar en los próximos proyectos que vengan.

Otra herramienta reciente en la que el avance tecnológico ha cambiado un aspecto muy concreto de la gestión interna es CARD. ¿Podrías contar de qué se trata?

Cada persona que trabaja GA tiene una tarjeta que cumple una doble función, como identificación y para contener el certificado electrónico, para acceder a las herramientas y firmar electrónicamente. La expedición de esas tarjetas está centralizada en SDA y la emisión de cada una de ellas era un proceso muy largo que podía llevar hasta 15 -20 minutos, ya que conllevaba conectarse a múltiples aplicaciones internas y externas.

Con CARD, lo que hemos logrado es una robotización de este proceso. Es decir, un robot de software imita las tareas de tecleo y lectura de información que antes hacía una persona, reduciendo el tiempo de expedición de cada tarjeta a menos de un minuto. Y así, el personal que antes realizaba estas tareas mecánicas puede dedicarse ahora a actividades en las que aportan mucho más valor.

Te licenciaste en Matemáticas y ahora trabajas en un área de diseño y desarrollo de servicios públicos dentro de la administración. ¿Cómo ha sido este viaje?

Estudié Matemáticas, pero siempre me interesó la programación y me orienté a la matemática aplicada, que incluía una parte de computación. Tenía claro que no me quería dedicar a la docencia en un instituto al licenciarme. Era el año 2000 y había muchísima demanda de perfiles como el mío, así que aproveché y me fui a Madrid a trabajar en desarrollo de software para una entidad financiera. Me di cuenta de que el trabajo me gustaba muchísimo, pero que prefería orientar mi carrera a un lugar en el que pudiera conciliar mejor la vida y el trabajo.

Cuando empecé a estudiar oposiciones y se cruzó delante de mí una oferta de empleo del Gobierno de Aragón. Entré en lo que podríamos decir que era el nivel más básico y luego fue opositando progresivamente hasta llegar a un grupo A1. Ha sido una carrera de fondo, opositando como trabajadora y como madre.

Llegaste a la administración en el año 2005. ¿Qué es lo que te encontraste a nivel digital en la administración? ¿Cómo ha cambiado en estos 15 años?

Entonces, los roles de informática dentro de la administración no eran roles decisivos. Se nos veía como esa persona que te podía arreglar un programa, instalar una impresora, colocarte un cable… Desde la dirección no se nos veía como alguien que tuviera una opinión o criterio a tener en cuenta. Ahora, en cambio, hay una mentalidad de “vamos a pensar en conjunto cómo podemos hacerlo”.

También se ha incrementado mucho el número de plazas, aunque nunca en la proporción en la que es necesaria. Avanzamos hacia un modelo más digital, por lo que es lógico que la necesidad de perfiles TI en lo público crezca proporcionalmente. La externalización ayuda a suplir la falta de personal, pero es necesario que el timón se dirija desde la propia administración.

Por suerte, hay muchos técnicos y técnicas en empresas que han conocido nuestro trabajo desde el otro lado y se han animado a opositar para trabajar desde dentro. La mayoría desconocían la existencia de estos perfiles TI en la administración. Realmente, el Gobierno de Aragón es una de las mayores organizaciones de la región y, como tal, aborda proyectos tecnológicos muy interesantes en todos los ámbitos.

La transformación de la administración no es solo tecnológica, es también una transformación cultural. ¿Qué significa para ti esa transformación cultural de la administración? ¿Cómo se está materializando?

Yo creo que la administración ha pasado ya por varias fases de transformación. En un primer momento se quiso pasar del papel a lo electrónico, pero traduciendo exactamente aquellos procesos que teníamos de lo físico a lo digital, con los mismos mecanismos, con las mismas dinámicas. Probablemente esta ha sido la transformación más sencilla para el empleado, porque se cambia el medio pero no la forma.

Ha sido posteriormente, cuando hemos visto que no tenía sentido trasladar lo que teníamos en el papel al formato electrónico, que eso no era suficiente. Digitalizar significa también plantearte una nueva forma de hacer las cosas, una simplificación.

La administración ha sido siempre muy garantista y tradicionalmente ha optado por emplear un lenguaje lo más próximo a la norma y por solicitar mucha más información o documentación de la que tal vez era necesaria. Esta segunda transformación significa plantearse “¿Cómo? ¿Que tengo que cambiar mi forma de trabajar porque los ciudadanos no me entienden? ¿Eso es lo que me estás diciendo?”, y eso puede costar. Pero por suerte cada vez la administración es más permeable a este cambio.

Si esta es la transformación en la que estamos ahora, ¿qué viene después?

Probablemente el siguiente paso será que la administración se adelante a las personas usuarias, por ejemplo, aplicando la inteligencia artificial. Con herramientas que permitan saber que en un momento determinado vas a tener ciertas necesidades, y que te ofrezca las soluciones que necesitas en ese preciso momento.