ARCA, es una plataforma informática corporativa del Gobierno de Aragón, que gestiona de forma integral todos los procesos de gestión documental del Archivo de la Administración.
Se trata de una herramienta que integra y aglutina los datos, aplicaciones, procesos y servicios del Archivo de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón, destinada a identificar las actividades administrativas desarrolladas por el Gobierno de Aragón a través de sus departamentos, servicios u otros órganos relacionados con el fin de lograr el control integral de la documentación. Estas actividades quedan reflejadas y categorizadas a través de series documentales, descritas atendiendo al análisis de la documentación y el estudio de los procesos que las sustentan
Los sistemas de información de ARCA se integran con varias plataformas de los Servicios Digitales del Gobierno de Aragón como SIU, SEDA, PFI y en un futuro con el Gestor de Expedientes con el fin de poder realizar las transferencias de documentos y expedientes electrónicos, aplicar las políticas de gestión documental e impulsar el Archivo Electrónico del Gobierno de Aragón, asegurando la conservación del patrimonio documental del Gobierno de Aragón.
ARCA es un instrumento integral, objetivo y en constante evolución que se relaciona con otras bases de datos y sistemas de información, de ahí su potencialidad como herramienta al ofrecer de manera única la relación entre:
Órganos productores/gestores de documentación: los datos que identifican estos elementos proceden del SIU (Sistema de Identificación de Usuarios) y representan el “quién” en el proceso documental y administrativo.
Funciones: las funciones desarrolladas por la administración son estables a lo largo del tiempo y permiten categorizar las actividades y competencias, independientemente del departamento u órgano responsable. Las funciones están recogidas en el cuadro de clasificación funcional desarrollado por el Archivo, acorde con los requerimientos del Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa de desarrollo.
Procedimientos electrónicos: recogidos en el catálogo de procedimientos normalizados del Gobierno de Aragón. Los procedimientos quedan contextualizados y relacionados con las series documentales del Archivo para asegurar y mejorar el control de la documentación.
Series documentales: conjunto de actividades y procedimientos desarrollados a lo largo del tiempo que reflejan el funcionamiento de la administración autonómica y su producción de documentos. Las series representan el “qué” en el proceso documental y administrativo. Estos estudios de series sirven para identificar su objeto, legislación, trámite, ordenación y determinan aspectos tan importantes como el acceso a la documentación, su valoración (según los dictámenes de las diferentes Comisiones de Valoración), funciones normalizadas que los han producido etc. ARCA permite relacionar las series documentales con el catálogo de procedimientos. Los estudios de series documentales son desarrollados por el Archivo.
En ARCA, se incluyen además todos los procesos de archivo necesarios para la gestión de la documentación administrativa como son: descripción documental, ingresos y transferencias, préstamos y consultas y valoración; independientemente de que el soporte sea papel o electrónico.
Esquema de ARCA
En la actualidad se pretende desarrollar la potencialidad de ARCA para que sirva y mejore la relación e interoperabilidad con otras aplicaciones y/o sistemas convirtiéndose en un activo fundamental para la administración electrónica y para lograr el control integral de la documentación tanto en soporte papel como electrónico.
ARCA además de agrupar diferentes fuentes de datos (órganos, funciones, series, y catálogo de procedimientos) se relacionará con otras aplicaciones e información, destacando el esquema de metadatos del Gobierno de Aragón. Algunos de los elementos de este esquema de metadatos serán proporcionados y asignados por ARCA a los documentos en sus diversas fases, independientemente de plataformas o sistemas involucrados. De esta manera, los datos necesarios que afectan al desarrollo de cualquier procedimiento y a la gestión documental estarán controlados desde ARCA como instrumento único, integral y exhaustivo, favoreciendo así una administración más eficiente, eficaz y transparente.
